Gestão do estoque em propriedades leiteiras

Imagem: Aegro

Trabalho de Formação Técnica apresentado pela aluna Vitória Aparecida de Oliveira na conclusão do Curso Técnico em Agropecuária da FUNDAÇÃO ROGE  em 2021.

A organização e gestão do estoque de propriedades leiteiras traz como benefício à eficiência para todo o ambiente que foi determinado pois evita o acúmulo ou ausência de produtos essenciais para o desenvolvimento da atividade. O uso de planilhas auxilia neste processo, porém a estruturação de maneira eficiente pode gerar dúvidas aos que não dominam esta ferramenta.

Por que é importante controlar os estoques?

A gestão de estoque é algo importante, simples, mas não muito fácil. Os estoques impactam no planejamento das compras, porque só conhecendo a movimentação dos produtos em estoque será possível calcular os custos de produção. A falta de controle de estoque pode gerar problemas como acúmulo ou ausência de produtos, bem como risco de vencimento da validade, gerando uma necessidade maior para o armazenamento, dificuldade para a realização de inventário, além de paralisar o capital de giro. Por isso, é necessário saber comprar o suficiente. Segundo Fleury, Wanke e Figueiredo (2008), a organização de estoque é um processo complexo, que pode ocorrer de maneira periódica ou permanente. 

Um estudo de caso e a proposta apresentada

A técnica em Agropecuária Vitória Oliveira, formada pela Academia do Leite / FUNDAÇÃO ROGE em 2021, analisando o caso de uma fazenda com produção de 5.000 litros de leite, observou um aumento de parâmetros sanitários de qualidade do leite [CBT] - Contagem Bacteriana Total e [CCS] - Contagem de Célula Somática. Realizando um estudo por meio do (FCA) Fato, Causa e Ação, ferramenta para análise e solução de problemas, chegou à conclusão que estas alterações ocorriam devido à umidade da cama no barracão de Compost Barn, decorrente da falta de material para troca. Ou seja, um problema basicamente decorrente de falhas no controle de estoque da fazenda.

Ciente de que o controle de estoque é capaz de auxiliar em tomadas de decisões mais estratégicas, planejadas e assertivas, de modo a evitar eventuais falhas que venham a interferir no sucesso da atividade, a aluna desenvolveu uma planilha no software Office Excel, capaz de facilitar o controle e gestão do estoque de uma propriedade, que realiza a atividade leiteira. 

Planilha de controle

Para auxiliar na gestão do estoque da propriedade, Vitória Oliveira propôs a utilização de uma planilha que permite visualizar o estoque de maneira organizada e simplificada, e assim evitar a falta de insumos fundamentais para a atividade leiteira. Nela, o produtor pode inserir os insumos comprados e/ou usados, conseguindo visualizar instantaneamente a situação de estoque, evitando possíveis desperdícios e prejuízos.

A planilha é formada por quatro abas: 

1) Menu inicial - está relacionada com as outras utilizando-se de botões com hiperlinks.

Imagem: a autora

2) Entrada e saída - onde devem ser feitos os lançamentos de informações quanto às datas, tipo (entrada/saída), descrição (uso/compra/vencimentos), produto (nome do produto) e a quantidade (unidade do produto). A inserção de informações nesta aba assegura que o resultado das fórmulas não seja alterado e que o controle do estoque corresponda ao real observado na propriedade. 

Imagem: a autora

3) Estoque - onde é possível verificar a disponibilidade e se há necessidade da compra de algum insumo. Aqui é possível visualizar e analisar de maneira generalizada a quantidade do produto que entrou e saiu. Nesta aba existe uma coluna, denominada alerta, que apresenta os produtos que estão disponíveis na cor verde, e os que estão em falta na cor vermelha. Se houver lançamento de algum produto que não está na lista da aba “configurações” é necessário adicioná-lo também nesta aba, para conseguir fazer o controle deste novo item. 

Imagem: a autora

A quantidade determinada como mínima do estoque deverá ser alterada conforme necessidade da propriedade. Esta alteração se faz na aba “controle de estoque” na coluna “alerta”. Nesta coluna, ao clicar na célula correspondente ao insumo, é possível visualizar a fórmula que foi utilizada para determinar a quantidade de estoque mínimo, e caso seja necessário, pode-se fazer a alteração do valor. Desta maneira o software avisará automaticamente quando for necessário comprar e quando o estoque estará em níveis ideais. 

4) Configurações - onde devem ser inseridos os produtos que serão monitorados pela planilha, é a listagem de insumos.  É o local onde será adicionado todos os tipos de produtos que se deseja ter o controle do estoque. A adição dos nomes dos produtos deverá ser feita na coluna “produtos”. Na coluna “tipo” e “Descrição” não é necessário fazer alterações.

Conclusão dos testes de uso da planilha

O intuito da criação da planilha, que foi criar uma ferramenta que contribua com a visualização do estoque de insumos de uma propriedade rural, foi cumprido com eficiência. Facilitou o planejamento, permitiu melhor decisão nas compras e redução do desperdício, colaborando para o bom funcionamento e organização da propriedade. Esse material tem funcionalidade prática e simplificada, possibilitando que os usuários possam manipular sem adversidades.

Para acessar a planilha e usar na fazenda, clique aqui.

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