Em pleno período de pandemia em que estamos vivendo, com tantas mudanças acontecendo, não dá mais para ficarmos parados no tempo olhando tudo avançar rumo a um futuro cada vez mais próximo. Precisamos avançar também nas fazendas de leite que devem ser vistas como verdadeiras empresas leiteiras e que precisam ser gerenciadas como tal. Assim sendo, o sistema de produção de leite é formado por vários setores/sistemas (cria, recria, alimentação, ordenha, etc.) que estão interligados e são interdependentes entre si, onde o trabalho de um afeta o resultado do trabalho do outro.
Para engajar as pessoas e torná-las parte de um todo, o Modelo Gerencial Agro+Lean traz como ferramenta de interação e atualização a “Reunião Diária” que como o próprio nome diz, é realizada todos os dias com todos os funcionários juntos ou dentro de cada setor. A Reunião Diária é feita em um tempo máximo de 15 minutos, de pé, em frente ao Painel de Projetos. Nesta ocasião as pessoas tem a oportunidade de se atualizarem sobre tudo o que acontece na fazenda e cada um participa respondendo às seguintes perguntas:
1 – O que eu fiz ontem?
2 – Quais foram as dificuldades e anomalias?
3 – O que vou fazer hoje?
Na Reunião Diária também são relatados melhorias e desperdícios trabalhados no dia anterior e são reforçados os princípios e propósito da fazenda. As propriedades que já implantaram ou estão implantando o sistema, relatam que ocorre uma grande mudança, para melhor, no comportamento de todos os envolvidos, pois eles enxergam os benefícios desta ferramenta. Quer saber quais são esses benefícios? Confira abaixo os cinco mais observados:
Quando a Reunião Diária se torna um hábito, as pessoas sentem-se à vontade para falar e interagir com o time e todos ficam por dentro do que está acontecendo, quais são as dificuldades, anomalias e melhorias. Desta forma, todos são livres para colaborar com ideias e não se tem o desperdício de habilidades humanas na fazenda. O famoso “telefone sem fio” não ocorre mais, pois a comunicação se torna clara, direta e objetiva para todos.
Recomenda-se que a Reunião Diária ocorra sempre no mesmo horário todos os dias e o gerente junto com o seu time é quem definirá qual será o melhor horário para acontecer. Imagine que todos os dias após a ordenha da manhã ocorra a reunião. São 15 minutos utilizados para organizar todo o dia de trabalho. Todos já sabem o que tem de ser feito e quem é o responsável por cada tarefa, isso dá fluxo ao trabalho. Não precisa haver interrupções para perguntar o que fazer ou esperar alguém mandar. Tudo flui de maneira natural, como em uma orquestra onde cada integrante realiza o seu trabalho e em conjunto o time entrega o resultado final esperado: a música, o espetáculo! Na fazenda o resultado esperado é o leite no tanque na quantidade e qualidade especificadas pelo cliente.
Toda anomalia ou desperdício encontrado é uma oportunidade de melhoria que deve ser trabalhada com um método de solução de problemas (FCA) para que não volte a ocorrer e na Reunião Diária é o momento em que as pessoas relatam no que estão trabalhando para melhorar. Devemos melhorar um pouco todos os dias. Pequenas melhorias somadas levam a grandes resultados. As pessoas começam a utilizar a Reunião Diária como fator motivador, pois elas enxergam valor nas melhorias feitas por cada um, isso aumenta o engajamento e melhora o comportamento de todos.
Um dos Princípios Gerenciais utilizados pelo Agro+Lean é “Esteja junto, respeitando, capacitando e liderando com humildade” e a Reunião Diária é um dos melhores momentos para colocar este princípio em prática. O gerente tem a oportunidade de olhar nos olhos de cada funcionário, sentir quais são as necessidades deles e utilizar as anomalias e desperdícios para capacitá-los na solução de problemas e ajudá-los a encontrar formas de facilitar o trabalho.
Desta forma, os funcionários se sentem acolhidos, amparados, apoiados e sentem que fazem parte de um time onde o gerente é o líder e está junto para dar suporte a eles. Tudo isso é proporcionado pela Reunião Diária quando ela passa a fazer parte da rotina da fazenda.
Como já citado anteriormente, as pessoas iniciam o dia já sabendo suas tarefas, pois elas mesmas, durante a Reunião Diária, dizem o que será feito hoje. Desta maneira, é possível que cada um se programe e organize seu tempo para que consiga cumprir as obrigações e responsabilidades diariamente. Evita-se que tarefas importantes não sejam realizadas porque alguém esqueceu ou não deu tempo. Com a Reunião Diária é possível diminuir a ocorrência deste tipo de anomalia.
Esses são alguns dos benefícios proporcionados pela adoção da Reunião Diária como ferramenta do sistema gerencial da propriedade. Inicialmente pode parecer “exaustivo” uma reunião que acontece todos os dias, mas precisamos mudar o conceito que conhecemos de reunião onde apenas uma pessoa fala por horas enquanto os outros apenas ouvem sentados. A Reunião Diária é um momento de interação, de troca e partilha de informações e ideias importantes para todos os envolvidos no negócio. Novos hábitos são difíceis de serem criados e não são adotados da noite para o dia. Comece aos poucos fazendo as 3 perguntas a si mesmo e depois a cada um, dê significado para a Reunião Diária e com o passar do tempo cada um conseguirá enxergar o valor desta ferramenta para o seu trabalho.
As anomalias são um dos assuntos tratados na Reunião Diária. Saiba como elas podem atrapalhar os processos da fazenda:
Médica Veterinária, Pós-Graduada em Administração de Agronegócios e professora da disciplina MDA na Fundação Roge no curso Técnico em Agropecuária. Pelo convívio e envolvimento na atividade leiteira, considera que o sucesso da empresa está condicionado à capacitação gerencial com foco nas pessoas.
