Dicas para melhorar a administração do tempo na fazenda

O gerenciamento é a base para o sucesso de qualquer fazenda de leite. Cada vez mais, os pecuaristas percebem a necessidade do uso das ferramentas de gestão para melhorar os resultados produtivos e econômicos da atividade. A gestão de qualidade exige planejamento, propósito, dados, análises, metas e objetivos, ferramentas... E isso tudo demanda tempo! E é nessa questão que muito produtor se perde e compromete a eficiência da gestão do seu negócio.

Importante x Urgente

Com a rotina da fazenda de leite é comum o produtor afirmar que não tem tempo para se dedicar à gestão, pois sempre há muito trabalho. Por isso, é fundamental, antes de tudo, que o produtor saiba diferenciar o que é importante do que é urgente.

Importante: ações que afetam diretamente o resultado.

Urgente: são aquelas ações que precisam ser executadas no exato momento.

Refletindo sobre o tempo gasto

Para otimizar o tempo, deve-se responder às perguntas:

1.    O que eu estou fazendo e não precisaria ser feito?
2.    O que eu estou fazendo e poderia ser feito por outra pessoa?
3.    O que eu estou fazendo e realmente só eu posso fazer?
4.    O que eu deveria fazer e não estou fazendo?

Sugestões para a melhor distribuição do tempo

O Professor Paulo Machado da Clínica do Leite, no livro “Sucesso no Leite” definiu como seria a distribuição ideal do tempo:

Atividades importantes, mas não urgentes: atividades de análise e planejamento que devem ocupar 50% do tempo de trabalho do produtor. Exemplos:

• Planejamento estratégico
• Treinamento de funcionários
• Avaliação da rotina diária
• Análise de anomalias

Atividades importantes e urgentes: são atividades relacionadas a situações de crise, que devem ocupar no máximo 30% do tempo de gestão. Exemplos:

• Quebra de máquinas
• Falta de matéria-prima
• Doenças

Ações não importantes, mas urgentes: Situações emergenciais que não devem ultrapassar 15% do tempo do produtor. Exemplos:

• Telefonemas
• Visitas inesperadas

Tarefas não importantes e nem urgentes: Desperdício de tempo! Gastar 5% do tempo é o limite para essas atividades. Exemplos:

• Palestras, dentro ou fora da área de trabalho
• Tarefas delegáveis

Claro que toda a fazenda tem uma realidade diferente. Em pequenas propriedades leiteiras é comum que os familiares estejam mais sobrecarregados, mas para que a gestão traga resultados é preciso que o responsável saiba delegar tarefas, para poder focar em ações ligadas ao planejamento e à liderança do negócio.

DICA OURO BRANCO:

Ao otimizar o tempo, serão identificadas quais são as ações necessárias e prioritárias para atingir o objetivo principal da fazenda. Faça uma lista com todas as tarefas, delegue à equipe e organize por prazo. O controle semanal permite analisar o andamento de cada atividade e o seu resultado.

Existem outras ferramentas de gestão que auxiliam muito o gerenciamento da fazenda.